Een financiële rapportage maken en vervolgens blijven verversen hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar baseer je je bij het maken van die belangrijke beslissing wel op de juiste cijfers? Trash in = trash out. En waar stuur je eigenlijk op? Het is zo belangrijk dat je op de juiste (en niet te vergeten volledige) financiële informatie stuurt. Je maakt beslissingen op basis van de (financiële) informatie die je voor handen hebt. Om tot een juiste en volledige financiële rapportage te komen, heb ik een lijstje met punten opgesteld die kunnen helpen bij het zorgdragen van een zo accuraat mogelijke financiële administratie:
1) Maak voorafgaand een budget
Dit hoeft niet heel ingewikkeld en gedetailleerd te zijn, maar maak een splitsing van hoe jij wilt dat omzet en kosten gecategoriseerd wordt. Maak een weldoordachte inschatting wat jij dit jaar, komend kwartaal of komende maand verwacht en boek de werkelijke omzet en kosten op dezelfde regels zodat je deze in de financiële rapportage mooi naast elkaar hebt staan en gedurende / na afloop van de periode goed kan vergelijken. Als voorbeeld, ik heb een ijscowagen en ik verkoop naast ijs ook koffie, thee en koekjes. Je (maand)budget zou er dan als volgt uit kunnen komen te zien:
Je zou uit dit (ietwat simplistische ;-)) voorbeeld kunnen opmaken dat er geen rekening is gehouden met dat er in de winter wat minder behoefte is aan ijs maar wel aan lekkere warme dranken met een koekje erbij. Je zou dus op basis van deze cijfers kunnen bepalen dat je in de komende wintermaanden de focus legt op de warme dranken en het pakket wat uitbreidt met warme chocolademelk met slagroom!
Daarnaast lijkt het erop dat de factuur van de inkoop van het ijs ontbreekt. Je hebt wel ijs verkocht maar niet ingekocht. In dit geval kan het ook zijn dat je nog ijs in de vriezer (op voorraad) had liggen en dit hebt verkocht. Dit zouden 2 verklaringen kunnen zijn, maar het ontbreken van de factuur of het niet boeken van de voorraadmutatie zorgen ervoor dat je rapportage niet optimaal is. Wat betreft de koekjes heb je 50% meer omgezet maar 100% meer ingekocht. Of de koekjes waren een stuk duurder dan begroot (werkelijke inkoop t.o.v. de omzet 40%, gebudgetteerde inkoop t.o.v. de omzet: 30%) en is het misschien goed om afspraken te maken met jouw leverancier oen eventueel op onderzoek te gaan naar een nieuwe of er is een factuur te laat ontvangen / in de administratie geboekt.
2) Houdt je financiële administratie bij
Dit zorgt er allereerst voor dat het je veel minder tijd kost, dan wanneer je na 3 maanden weer moet uitzoeken waar je het betreffende bonnetje van die ene aankoop ook alweer had neergelegd. Ook heb je sneller door dat er informatie ontbreekt (bijvoorbeeld inkoopfacturen) en kan je daar direct op anticiperen.
3) Zorg altijd voor controle formules in je financiële rapportage
Als je financiële rapportage eenmaal is opgemaakt / gedraaid dan begint het analyseren. Financiële rapportages zijn vaak (deels) handwerk en daarbij kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt en over het hoofd worden gezien. Met een paar simpele controle formules komen deze direct naar voren.
Mocht je hulp nodig hebben bij het maken van een rapportage of het helemaal uit handen willen geven, neem dan contact met mij op via het contactformulier op deze website.
#reporting #financieleadministratie #finance #accuracy #tips #ZZP #kleinbedrijf